Любому обладателю большого и маленького компании нужно верно вести документооборот. Потому попробуем разобраться, нужен ли ИП журнальчик выдачи путных листов и как его оформлять?

Кому нужно вести журнальчик учета

Журнальчик выдачи путных листов заполняется ответственным лицом хоть какой компании, осуществляющей перевозки на постоянной базе. В нем регистрируются сопроводительные документы, выдаваемые водителю при каждой поездке.

Путной лист введен для подсчета расходов. Это первичный документ, который является предметом налоговых проверок. На основании него рассчитываются расходы на горючее, начисляется зарплата водителю. Сведения о каждой поездке заносятся в журнальчик учета выдачи путных листов.

ФЗ №259-ФЗ устанавливает правила оказания транспортных услуг. По закону хозяйствующие субъекты должны выдавать путные листы при перевозке пассажиров либо грузов. Это положение не распространяется на хозяев средств передвижения и на водителей по доверенности.

Для чего вести журнальчик регистрации выдачи путных листов? Это сводный документ, который помогает руководителю компании надзирать передвижения водителя, отчитываться перед налоговой службой и добиваться уменьшения неотклонимых платежей, вести учет потраченных средств. Все путные листы прикрепляются к журнальчику и являются подтверждением автотранспортной деятельности компании.

Кому не нужен журнальчик учета выдачи водителям путных листов:

    Бизнесменам, использующим личный транспорт. Водителям при предоставлении транспорта по доверенности. Путные документы могут составлять лишь компании, являющиеся обладателями транспорта. Компании, которая взяла машинку по договору, они не требуются. Предпринимателям для поездок по личным делам. Хозяйственникам, налогообложение которых не зависит от расходов, также необязательно вести журнальчики. Тем не наименее, если осуществляется транспортировка пассажиров либо вещественных ценностей, путной лист водителю выдается. Допустим, бизнесмену на патенте, осуществляющему услуги на дому и использующему для передвижения машинку, документ не нужен. Но если он отправился за продуктом, то лист пригодится. Сотрудник Госавтоинспекции МВД (Министерство внутренних дел — орган исполнительной власти, правительственное учреждение, в большинстве стран, как правило, выполняющий административно-распорядительные функции в сфере обеспечения общественной безопасности) может востребовать документ у перевозчика. Штраф за его отсутствие составляет 500 руб.

Подобные правила воплощения перевозок действуют в Беларуси. Журнальчик выдачи путных листов РБ нужен для транспортировки продуктов и пассажиров.

На видео: Путной лист такси

Форма журнальчика

Документ имеет форму таблицы, куда заносятся данные о каждой поездке. Форма журнальчика выдачи путных листов №8 утверждена Постановлением Госкомстата. Она доступна в электрическом виде в формате ворд и эксель. Ее можно скачать безвозмездно. Приобрести журнальчик выдачи путных листов в картонном виде можно в любом магазине канцелярских продуктов.

Законодательство в 2017 году не принуждает придерживаться формы №8. Бизнесмен вправе создать собственный документ.

В бланке должны быть последующие реквизиты:

    порядковый номер регистрации; дата выдачи листа перевозчику; информация о водителе и о тс; дата приезда и предоставления водительских документов диспетчеру; время приемки документации бухгалтером; подпись водителя, экономиста и диспетчера; примечания.

Порядок ведения журнальчика выдачи путных листов обязует хозяйственника ввести все вышеприведенные пункты в собственный документ и утвердить его внутренним приказом. Если он заполняется в картонном виде, на титульной страничке следует указать его заглавие, период охвата и имя бизнесмена. Обычно заводится документ на один календарный год.

Порядок наполнения журнальчика

Наполнение журнальчика выдачи путных листов доверяется бухгалтеру либо другому представителю компании. Статус лица подтверждается внутренним приказом. За неверное ведение документа сотрудник быть может привлечен к ответственности. Заполнять журнальчик выдачи путных листов можно поручить и иной организации по соглашению о предоставлении услуг.

Заносить данные нужно при каждой выдаче листа водителю и по возвращении его из поездки. Даже испорченные либо выданные по ошибке путные документы должны упоминаться в журнальчике и иметь собственный порядковый номер.

Сотрудник, ответственный за выписку листов и наполнение журнальчика должен знать последующие правила:

    на каждое тс оформляется отдельный документ первичного учета; если в поездке участвует несколько водителей, лист нужно выписать любому из их; путной документ действует не наиболее месяца ­­– если поездка отложилась, выдается иной документ, но в журнальчик вносится информация о первом и втором бланке.

В обязанности сотрудника заходит проверка данных, занесенных в путные листы. На любой вид средства выдается собственный документ определенной формы. Например, для легковых каров – форма № 3, а для грузовых – № 4-с.

Не считая транспорта, входящего в автопарк компании, в журнальчик могут заноситься данные о личных машинках персонала, которые сотрудники употребляли для служебных целей. В этом случае документальная фиксация поездки на своем каре будет служить основанием для начисления работнику компенсации.

Ведение журнальчика выдачи путных листов облегчено с возникновением бухгалтерских программ, которые разрешают сформировывать документацию в режиме онлайн. Разработаны целые комплексы, дозволяющие вести документооборот не только лишь экономистам, да и диспетчерам, инженерам технического обеспечения, механикам.

Как заполняется журнальчик выдачи путных листов? Эталон представлен ниже.

Неотклонимые реквизиты:

Вписывается порядковый номер документа. Вся информация заносится в хронологическом порядке. Дата выдачи листа ставится в формате ДД.ММ.ГГ. Указывается полное имя сотрудника и его табельный номер. Вписывается номер тс. Шофер расписывается в получении листа. Последующая графа заполняется диспетчером при приеме документации от водителя. Удостоверяется данный факт подписью. Последующую колонку ведет бухгалтер либо лицо, ответственное за движение валютных средств. Заполняется она при проведении сверки данных. Это быть может и управляющий. Ставится дата и подпись. В примечаниях указываются индивидуальности, такие как сложность маршрута, специфичность поездки.

Журнальчик выдачи путных листов прошивается, странички нумеруются. Заверяет его управляющий печатью и подписью. Срок хранения документа – 5 лет.

Каждое предприятие отвечает за сведения, внесенные в журнальчик выдачи путных листов. Эталон наполнения смотрится так:

На видео: Заполняем путной лист верно

Источник: biznes-prost.ru